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Ciclo PDCA e miglioramento della qualità

Ciclo PDCA e miglioramento della qualità

Cos’è il PDCA? Giusto, partiamo con dare forma a questo acronimo.

P: Plan, pianificazione;

D: Do, fare, applicare in via sperimentale quanto pianificato;

C: Check, verifica, analisi di quanto applicato;

A: Act, azione, implementazione di azioni correttive.

Il ciclo di Deming (o ciclo di PDCA) è un metodo di gestione iterativo in quattro fasi utilizzato per il controllo e il miglioramento continuo dei processi e dei prodotti. È noto anche come ciclo di Shewhart, (o ciclo PDSA, acronimo dall’inglese Plan-Do-Study-Act, in italiano “Pianificare – Fare – Studiare – Agire”). Un’altra versione di questo ciclo viene chiamata, OPDCA, in cui la “O” ha il significato sia di “osservazione”, che di “afferrare la condizione attuale.”

Come sempre d’obbligo spiegazione e definizione per comprendere l’oggetto, ma a cosa serve? Miglioramento, di cosa? Andiamo per gradi, per cominciare mi concentrerò sul miglioramento delle performance delle risorse umane, più che dei prodotti, perché ritengo questo aspetto basilare per lo sviluppo di qualunque altra cosa.

Domanda, qual è a vostro avviso la passione più grande di un manager?

Vi aiuto, “il far fronte”, cioè il farsi prendere dalla routine, dalle attività quotidiane, da mansioni per lavorare, giustamente, verso la propria missione che è sicuramente una fase indispensabile per produrre ma nel proprio DNA ha una pericolosa falla, non fermarsi a pensare !                                                 

Se provate a rifletterci su quest’ultima affermazione, a guardare nel proprio, risulta tristemente vera. Non fermarsi a pensare sulla propria attività, performance, cambiamenti porterà ad un “disastro”. E’ a mio avviso importante, anche in epoche in cui il lavoro produce grossi benefici, analizzare ciò che si sta facendo e soprattutto leggere i potenziali cambiamenti del mercato per adeguarsi e non trovarsi immersi in mondo nuovo con uno stile operativo vecchio. In tanti anni di attività immobiliare, diretta e trasversale, ho visto esempi di uno e dell’altro stile notando come sia verissimo ciò che sostengo. Chi ho visto cambiare, riflettere, ha lasciato sul campo le briciole perché cambiare induce ad un momento di pausa tra il vecchio far fronte ed il nuovo, ma con grande slancio nell’epoca mutata. Mentre chi ha una tendenza conservatrice e nostalgica del proprio metodo, chi non si aggiorna, chi non riflette, insomma chi non applica PDCA arriverà presto o tardi alle stesse deduzioni del collega precedente ma sarà costretto a riorganizzarsi in fretta e furia generando spesso perdite di risultati e soprattutto di risorse umane che leggeranno la non lungimiranza del leader, oltre che il disordine operativo.

Ecco dunque che si riesce, spero, a comprendere meglio l’importanza di questo strumento di management perché di base, definizioni complesse a parte, è un momento di analisi, di introspezione, di miglioramento attraverso  test, controlli e applicazioni corrette in fasi in cui, paradossalmente, non ve ne è necessità.

Fare PDCA, ma quando? Come capisco quando è il momento?

Allora, pensare dovrebbe essere attività quotidiana e non etichetterei un momento o una fase. Mi spiego meglio, fare PDCA è possibile in ogni momento, per ogni cosa, dalla più banale alla più complessa. Si può applicare per verificare le mansioni ed operatività del personale, per il lancio di un prodotto/servizio, per semplici azioni quotidiane o per attivare un nuovo processo di produzione.

Fare PDCA deve diventare uno stile di approccio lavorativo e  la sua applicazione troverà sempre terreno fertile. Ecco, la risposta esatta è: deve essere il metodo operativo di base.

E’ vero, non lo nego, il mondo del management è difficile per questo serve istruzione, analisi e capacità al cambiamento.

Nel mio ambito, quello immobiliare, ho visto che solo un decennio fa (preistoria) il web era inutile perdita di tempo, lo stile di comunicazione molto arcaico, strutture di agenzie molto verticali e approccio lavorativo aggressivo sul territorio. Oggi il mercato chiede competenze, chiede studi con più professionisti preparati (orizzontale), vuole una corretta comunicazione ed il web ne è indispensabile. Avete visto come un decennio abbia mutato radicalmente una professione, in meglio sicuramente, ma in questo blog non volevo sottolineare questo ma che il cambiamento ha trasformato il tessuto sociale del mediatore immobiliare. La crisi ne è stata grande protagonista, per cui vi chiedo, in un mondo che corre a 1000 all’ora serve fare continuo PDCA per non trovarsi impreparati?

A Voi la risposta….

Concludo questo articolo con una riflessione che cade a fagiolo sull’argomento, negli ultimi mesi seguendo il giallo splendore della cultura, ho scoperto ed apprezzato un certo Zygmunt Bauman, sociologo, filosofo e accademico polacco di origini ebraiche. Nei suoi ultimi lavori, Bauman ha inteso spiegare la postmodernità usando le metafore di modernità liquida e solida. Nei suoi libri sostiene che l’incertezza che attanaglia la società moderna deriva dalla trasformazione dei suoi protagonisti da produttori a consumatori. In particolare, egli lega tra loro concetti quali il consumismo e la creazione di rifiuti umani, la globalizzazione e l’industria della paura, lo smantellamento delle sicurezze e una vita liquida sempre più frenetica e costretta ad adeguarsi alle attitudini del gruppo per non sentirsi esclusa, e così via.                                                                                                                                                                    Costretta ad adeguarsi….. che brutto, non bisognerebbe mai arrivare a ciò, bisogna invece sapersi adeguare, prepararsi, per affrontare il cambiamento da protagonisti e con successo!

Ecco, questo era il messaggio intrinseco, quello che ho colto personalmente, che Bauman voleva donarci, per cui buon PDCA per tutti !!!

Un caro saluto

Davide Bosisio

I colloqui individuali

Finalmente sono arrivato a scrivere dei colloqui individuali ! Felice? Certo, credo siano lo strumento migliore, o centrale, nella gestione delle risorse umane.

Innanzitutto partiamo con dare una definizione, Il colloquio individuale tra manager e collaboratore è un momento fondamentale per stabilire un’alleanza che possa contribuire al raggiungimento degli obiettivi.

Può andare? Comprensibile?

Se sì vuol dire che iniziate a subirne il fascino. Attenzione, è uno strumento di management per cui esistono regole ferree che se non ottemperate potrebbero ritorcersi contro.

Analizziamole suvvia…

Un colloquio va preparato, non mi sveglio la mattina e dico “ ho un paio d’ore libere come le riempio? Ma sì, un paio di colloqui individuali”. Evita, vai a berti un caffè al bar e leggi la gazzetta piuttosto.

Questo strumento prevede una preparazione biforcuta, di ciò che desideri discutere con preparazione attraverso la lettura delle statistiche della risorsa in questione e l’avviso, un giorno o più prima, al collaboratore/trice.

Vediamo quali sono le ragioni perchè prepararsi è fondamentale in ogni cosa, siete d’accordo? Un colloquio può avere più argomenti, si sceglie quello valido in questa o quella fase e lo si prepara. Come? Normalmente le statistiche e le memorie dei vecchi incontri aiutano indiscutibilmente. Un inciso per le statistiche, prediligete quelle, oltre puramente numeriche, a grafico per analizzare i trand. Per appurare una crescita o contrazione. Le cose “disegnate” attirano l’attenzione, sono gradevoli da guardare, facili e soprattutto sono SINCERE.

L’avviso al collaboratore/trice, molto importante, ditelo come volete ma d’obbligo inserire nella frase “non è un incontro punitivo” perché? Perché quando andrete a dare questo appuntamento dall’altra parte si alzerà naturalmente la guardia, se iniziate con il piede giusto invece sarà più morbida.

Lo scopo di un colloquio è capire il perché delle cose, delle azioni, di sentimenti e canalizzarli in una nuova strategia volta agli obiettivi. Se non comprendi il tuo interlocutore agirai per tue convinzioni o stereotipi e probabilmente fallirai nel rapporto. Introduciamo dunque la parola ascolto. In un colloquio bisogna ascoltare. Ma come, imposti un colloquio e ascolti l’altro? Sì, e anche tanto, ovviamente s’imposta, si fanno le giuste domande e/o considerazioni ma la centralità è dare input e stare attenti ai feedback.

Spesso sento dire “quella persona ha una parlantina eccezionale, è un ottimo venditore”, personalmente credo il contrario, chi parla poco e con saggezza ma tende ad ascoltare tanto, quello è un venditore fantastico perché assimila i punti di forza e debolezza e carpisce le esigenze.

Thomas Gordon (1918-2002), psicologo clinico candidato al Premio Nobel per la Pace per ben 3 anni ha affermato che comunicare efficacemente significa, in primo luogo, saper ascoltare. Se non vi fidate di me, che è lecito, date credito ad un Premio Nobel…

L’ascolto deve essere perlomeno attivo, se non profondo, implica l’interazione con l’interlocutore e fa anche in modo che questi abbia delle prove che chi lo sta ascoltando lo stia anche capendo.

Uno strumento che mi è stato insegnato, che vi dono, utile nel dialogare con una risorsa e far emergere i punti ci criticità è il diagramma ad albero. E’ semplice, ad un certo punto dell’incontro prendete un foglio bianco e disegnate un tronco, alla base mettete la mission da raggiungere e consegnate il foglio al collaboratore/trice. Chiedete di tracciare dei rami con scritto i motivi per cui non è riuscito/a a raggiungere l’obiettivo. Noterete come una buona percentuale siano cause oggettive: crisi, competitors, meteo…. Riuscireste a risolvere quei problemi? Non credo, concentratevi e cerchiate quelle soggettive: demotivazione, problemi privati, scarso impegno…. Conseguentemente analizzate solo quelli, diciamo che vi fate aiutare da chi deve ricevere aiuto. Quei problemi potrete risolverli e se dall’altra parte ci sarà voglia e consapevolezza sarà tutto in discesa. Inoltre non trascurate il fatto che in un epoca in cui si ascolta poco quando troviamo qualcuno che lo fa per noi, a nostro vantaggio, ne rimarremo ammaliati ed onorati al punto da seguire il leader. Inoltre traccerete la rotta per  un corretto P.D.C.A.

Molto importante, quando terminate l’incontro, fare sempre un riepilogo per convenire insieme se tutto quanto spremuto sia il reale succo da portare via. Vi aiuterà a trovare reciprocità, stipulare un contratto verbale ed evitare equivoci.

Probabilmente c’è molto ancora da dire ma lo spazio a disposizione m’impone sintesi, ma ricordate che fermarvi a dialogare correttamente, con preparazione, in maniera scientifica è fondamentale altrimenti saremmo tutti bravi a fare i Manager. Anche i luoghi di discussione sono essenziali, non fate un colloquio individuale al bar, vi parrebbe coerente? La scelta del luogo determina la bontà e riuscita di queste azioni. Tempo perso? Sarò breve, chi la pensa così può smettere di leggere non ho voglia di convincere ma di essere capito, un professionista studia, si applica e cerca di evolversi e non critica tendendo a rendere le cose semplici perché semplice è facile, difficile è fatica !

 

Un caro saluto

 

Davide Bosisio

I colloqui individuali

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